1. Resumen Ejecutivo
Tras la migración del Tenant de Microsoft 365, se han identificado múltiples problemáticas que afectan la productividad y experiencia del usuario. Este documento establece los requerimientos técnicos para un proveedor especializado que realice un diagnóstico pormenorizado y implemente soluciones integrales utilizando las mejores prácticas de Microsoft 365.
Objetivos del Proyecto
- Eliminar completamente los resagos de configuraciones del tenant anterior
- Optimizar la sincronización y conectividad de todas las aplicaciones Microsoft 365
- Implementar las mejores prácticas de Microsoft para entornos post-migración
- Garantizar una experiencia de usuario óptima en todas las plataformas
2. Problemáticas Identificadas
2.1 SharePoint y Bibliotecas
Delay en Actualizaciones de SharePoint
Las actualizaciones de información en SharePoint presentan retrasos significativos, afectando la colaboración en tiempo real y la sincronización de documentos.
Bibliotecas Huérfanas y Aplicaciones Legacy
Existen aplicaciones que continúan referenciando bibliotecas del tenant anterior, creando inconsistencias y errores de acceso.
2.2 Sincronización y OneDrive
Falsa Sincronización de OneDrive
OneDrive indica estado "sincronizado" cuando en realidad no lo está, causando pérdida de datos y confusión en los usuarios.
Problemas de Sincronización Local
Inconsistencias en la sincronización de archivos locales con la nube, especialmente en equipos con múltiples perfiles de usuario.
2.3 Conectividad y Configuraciones Fantasma
Conexiones "Fantasma"
Resagos de configuraciones locales que mantienen conexiones al tenant anterior, causando conflictos de autenticación y acceso.
2.4 Aplicaciones de Escritorio y Entorno Office 365
Aplicaciones Excel con VBA - Sincronización Local
Aplicaciones críticas desarrolladas en Excel con Visual Basic que requieren acceso y sincronización constante con bibliotecas de SharePoint y OneDrive. Estas aplicaciones presentan errores de conectividad y pérdida de datos debido a problemas de sincronización local.
Configuraciones Inconsistentes en PCs de Escritorio
Cada PC requiere evaluación individual para identificar configuraciones incorrectas del entorno Office 365 completo (Excel, Word, PowerPoint, Outlook, Teams) que afectan la productividad y sincronización de datos.
Outlook - Múltiples Versiones
PCs con 2 versiones de Outlook instaladas, causando conflictos de configuración y correos diferidos.
Correos Diferidos
Retrasos en la entrega y recepción de correos electrónicos, afectando la comunicación empresarial.
Dependencias de Aplicaciones Ofimáticas con SharePoint/OneDrive
Múltiples aplicaciones de escritorio (especialmente Excel con macros VBA) dependen de la sincronización local correcta con SharePoint y OneDrive para funcionar adecuadamente.
2.5 Aplicaciones Colaborativas
Teams, Grupos y Chats
Inconsistencias en la sincronización de Teams, problemas de acceso a grupos y pérdida de historial de chats.
Power Apps
Aplicaciones de Power Apps que requieren reconfiguración para conectar con las nuevas bibliotecas y servicios.
3. Requerimientos Técnicos para el Proveedor
3.1 Diagnóstico Integral
Auditoría Completa del Tenant
- Análisis de configuraciones de Azure AD y políticas de acceso
- Revisión de permisos y grupos de seguridad
- Mapeo de todas las aplicaciones conectadas al tenant
- Identificación de servicios y conectores legacy
Análisis de Infraestructura Cliente
- Inventario de equipos y versiones de aplicaciones Microsoft 365
- Análisis de configuraciones locales y perfiles de usuario
- Identificación de conflictos de DNS y conectividad
- Revisión de políticas de grupo y configuraciones de red
3.2 Evaluación y Monitoreo Remoto de PCs de Escritorio
Diagnóstico Remoto Integral de Cada PC
Es crítico realizar una evaluación individual y remota de cada PC de escritorio para asegurar la correcta configuración del entorno Office 365 completo, con especial énfasis en:
- Aplicaciones Excel con VBA: Verificación de conectividad y sincronización con SharePoint/OneDrive
- Suite Office 365 completa: Excel, Word, PowerPoint, Outlook, Teams
- Sincronización local: OneDrive, SharePoint Sync, bibliotecas de documentos
- Configuraciones de red: DNS, proxy, conectividad híbrida
- Perfiles de usuario: Configuraciones locales y roaming
Herramientas de Monitoreo Remoto Obligatorias
- Microsoft System Center Configuration Manager (SCCM): Para inventario y configuración remota
- PowerShell Remoting: Scripts de diagnóstico automatizado
- Microsoft Intune: Gestión de dispositivos y aplicaciones
- Windows Performance Toolkit: Análisis de rendimiento de aplicaciones
- Process Monitor (ProcMon): Monitoreo de acceso a archivos y registry
- Microsoft Support and Recovery Assistant (SaRA): Diagnóstico específico de Office
Evaluación Específica de Aplicaciones Excel/VBA
- Inventario completo de archivos .xlsm y .xlam en uso
- Análisis de dependencias de macros VBA con SharePoint/OneDrive
- Verificación de referencias a bibliotecas externas
- Pruebas de conectividad y sincronización en tiempo real
- Validación de permisos de acceso a datos remotos
- Optimización de código VBA para mejor rendimiento
3.3 Herramientas de Diagnóstico Requeridas
| Herramienta | Propósito | Alcance |
|---|---|---|
| Microsoft 365 Admin Center | Configuración y monitoreo del tenant | Configuraciones globales |
| Azure AD Connect Health | Sincronización de identidades | Conectividad híbrida |
| SharePoint Migration Assessment Tool | Análisis post-migración | Bibliotecas y sitios |
| OneDrive Sync Health Dashboard | Estado de sincronización | Archivos y carpetas |
| Microsoft Support and Recovery Assistant | Diagnóstico de Outlook y Office | Aplicaciones de escritorio |
| Teams Admin Center | Configuración y políticas de Teams | Colaboración y comunicación |
| Microsoft System Center Configuration Manager | Monitoreo remoto y gestión de PCs | Evaluación individual de escritorios |
| PowerShell Remoting + Scripts personalizados | Diagnóstico automatizado de Office 365 | Aplicaciones Excel/VBA y sincronización |
| Microsoft Intune Device Management | Gestión y configuración de dispositivos | Políticas de aplicaciones Office |
| Office Deployment Tool (ODT) | Gestión de instalaciones Office 365 | Configuraciones y actualizaciones |
3.3 Metodología de Trabajo
Fase 1: Diagnóstico (2-3 semanas)
- Análisis completo de la infraestructura actual
- Evaluación remota individual de cada PC de escritorio
- Inventario y análisis de aplicaciones Excel con VBA
- Identificación y documentación de todas las problemáticas
- Mapeo de dependencias entre aplicaciones y servicios
- Análisis específico de sincronización SharePoint/OneDrive en cada equipo
- Evaluación de impacto en la productividad
Fase 2: Planificación de Soluciones (1 semana)
- Diseño de plan de remediación integral
- Priorización de problemas por impacto y urgencia
- Definición de cronograma de implementación
- Identificación de riesgos y planes de contingencia
Fase 3: Implementación (3-4 semanas)
- Ejecución de soluciones en orden de prioridad
- Pruebas exhaustivas en cada etapa
- Documentación de cambios realizados
- Validación con usuarios finales
Fase 4: Optimización y Cierre (1 semana)
- Ajustes finales y optimizaciones
- Entrega de documentación completa
- Capacitación al equipo de TI
- Plan de mantenimiento preventivo
4. Soluciones Específicas Requeridas
4.1 SharePoint y Bibliotecas
- Migración completa de referencias a bibliotecas legacy
- Optimización de índices y búsqueda en SharePoint
- Configuración de políticas de retención y versionado
- Implementación de flujos de trabajo automatizados
4.2 OneDrive y Sincronización
- Reconfiguración completa de clientes OneDrive
- Implementación de políticas de sincronización selectiva
- Configuración de Files On-Demand
- Optimización de ancho de banda y rendimiento
4.3 Outlook y Correo
- Desinstalación y reinstalación limpia de versiones conflictivas
- Configuración de perfiles de Outlook optimizados
- Implementación de políticas de Exchange Online
- Configuración de reglas de transporte y filtros
4.4 Teams y Colaboración
- Migración de equipos y canales al nuevo tenant
- Reconfiguración de aplicaciones integradas
- Implementación de políticas de gobierno
- Optimización de calidad de llamadas y reuniones
4.5 Aplicaciones Excel/VBA y Monitoreo de Escritorio
Configuración Remota de PCs de Escritorio
- Implementación de herramientas de monitoreo remoto en cada PC
- Configuración automatizada de clientes Office 365 via PowerShell
- Estandarización de configuraciones de sincronización local
- Implementación de políticas de grupo específicas para Office 365
- Configuración de registro de eventos para monitoreo continuo
Optimización de Aplicaciones Excel con VBA
- Migración de referencias de bibliotecas SharePoint legacy
- Actualización de código VBA para nueva infraestructura
- Implementación de manejo de errores robusto en macros
- Configuración de cache local para mejor rendimiento
- Establecimiento de conexiones confiables a SharePoint/OneDrive
- Pruebas exhaustivas de funcionalidad en cada PC
Sincronización Local Optimizada
- Configuración de OneDrive Known Folder Move en todos los equipos
- Implementación de SharePoint Sync para bibliotecas críticas
- Configuración de Files On-Demand para optimizar espacio
- Establecimiento de políticas de sincronización por departamento
- Monitoreo continuo del estado de sincronización
5. Mejores Prácticas de Microsoft 365
5.1 Gobierno y Seguridad
Implementación de Zero Trust
- Configuración de Conditional Access
- Implementación de Multi-Factor Authentication
- Políticas de prevención de pérdida de datos (DLP)
- Monitoreo continuo con Microsoft Defender
5.2 Gestión de Identidades
Azure AD Optimization
- Configuración de Azure AD Connect con alta disponibilidad
- Implementación de Privileged Identity Management (PIM)
- Configuración de grupos dinámicos
- Políticas de contraseñas y ciclo de vida de cuentas
5.3 Colaboración y Productividad
Optimización de Workloads
- Configuración de Microsoft Viva Suite
- Implementación de Power Platform governance
- Optimización de búsqueda con Microsoft Search
- Configuración de Microsoft 365 Groups
5.4 Monitoreo y Mantenimiento
Observabilidad Continua
- Configuración de Microsoft 365 Service Health
- Implementación de alertas proactivas
- Dashboards de productividad y adopción
- Reportes automatizados de cumplimiento
6. Entregables Esperados
6.1 Documentación Técnica
- Informe de Diagnóstico Detallado: Análisis completo de problemáticas identificadas
- Inventario de PCs de Escritorio: Estado individual de cada equipo y aplicaciones
- Catálogo de Aplicaciones Excel/VBA: Documentación completa de macros y dependencias
- Plan de Remediación: Estrategia paso a paso para resolver cada problema
- Documentación de Configuraciones: Registro de todos los cambios realizados
- Matriz de Sincronización: Estado de OneDrive/SharePoint por usuario y equipo
- Guías de Usuario: Manuales para usuarios finales y administradores
6.2 Herramientas y Scripts
- Scripts de PowerShell: Para automatización de tareas recurrentes
- Plantillas de Configuración: Para replicar configuraciones óptimas
- Dashboards de Monitoreo: Para supervisión continua del entorno
6.3 Capacitación
- Sesiones de Transferencia de Conocimiento: Para el equipo de TI interno
- Documentación de Procedimientos: Para mantenimiento futuro
- Plan de Soporte Post-Implementación: Cobertura por 30 días
7. Criterios de Evaluación del Proveedor
7.1 Experiencia Técnica
| Criterio | Peso | Descripción |
|---|---|---|
| Certificaciones Microsoft | 25% | Microsoft 365 Certified: Enterprise Administrator Expert mínimo |
| Experiencia en Migraciones | 30% | Mínimo 5 proyectos similares en los últimos 2 años |
| Conocimiento de Herramientas | 20% | Dominio de PowerShell, Azure AD, SharePoint Admin |
| Metodología de Trabajo | 15% | Procesos estructurados y documentados |
| Referencias de Clientes | 10% | Testimonios de proyectos exitosos |
7.2 Propuesta Técnica
La propuesta debe incluir:
- Análisis preliminar basado en la información proporcionada
- Metodología detallada de diagnóstico y remediación
- Cronograma realista con hitos específicos
- Identificación de riesgos y planes de mitigación
- Estrategia de comunicación y reporte de avances
8. Cronograma y Consideraciones Presupuestarias
8.1 Duración del Proyecto
Tiempo estimado: 7-9 semanas desde el inicio hasta la entrega final
| Fase | Duración | Entregables Clave |
|---|---|---|
| Diagnóstico | 2-3 semanas | Informe de análisis completo |
| Planificación | 1 semana | Plan de remediación detallado |
| Implementación | 3-4 semanas | Soluciones implementadas y probadas |
| Cierre | 1 semana | Documentación y capacitación |
8.2 Factores de Costo
- Complejidad del entorno: Número de usuarios y aplicaciones afectadas
- Nivel de personalización: Configuraciones específicas requeridas
- Urgencia del proyecto: Necesidad de recursos adicionales
- Soporte post-implementación: Duración y nivel de soporte requerido
9. Términos y Condiciones
9.1 Responsabilidades del Proveedor
- Garantizar la resolución completa de todas las problemáticas identificadas
- Proporcionar documentación detallada de todos los cambios realizados
- Ofrecer soporte técnico durante la implementación y 30 días posteriores
- Mantener la confidencialidad de la información empresarial
- Cumplir con las mejores prácticas de seguridad de Microsoft
9.2 Responsabilidades del Cliente
- Proporcionar acceso administrativo necesario al entorno Microsoft 365
- Designar un punto de contacto técnico durante todo el proyecto
- Facilitar el acceso a usuarios clave para pruebas y validaciones
- Aprobar cambios significativos antes de su implementación
9.3 Criterios de Aceptación
El proyecto se considerará exitoso cuando:
- Todas las problemáticas identificadas hayan sido resueltas
- Cada PC de escritorio esté correctamente configurado y monitoreado
- Todas las aplicaciones Excel con VBA funcionen correctamente con SharePoint/OneDrive
- La sincronización local esté operando sin errores en todos los equipos
- Los usuarios reporten funcionamiento normal de todas las aplicaciones
- No existan conexiones o configuraciones legacy residuales
- Se haya implementado monitoreo continuo de la infraestructura de escritorio
- Se haya entregado toda la documentación requerida
- El equipo de TI haya sido capacitado en el mantenimiento del entorno